Působení na volné noze přináší svobodu, ale také plnou odpovědnost. Zatímco v zaměstnaneckém poměru vás chrání Zákoník práce, jako freelancer – OSVČ – jste v obchodním vztahu rovnocenný partner, a vaše jediná ochrana je dobře sepsaná smlouva a soulad s právními předpisy, především s GDPR.

Tento obsáhlý článek vám poskytne klíčové právní minimum pro klidný spánek, zaměřené na to, jak správně uzavírat smlouvy a jak se vypořádat s povinnostmi plynoucími z Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).

I. Smlouvy pro freelancera: Základní pilíře spolupráce

Pro freelancera je smlouva absolutním základem. Není to jen kus papíru, ale strategický nástroj, který definuje, co se stane, když vše půjde dobře, a co se stane, když se něco pokazí.

1. Jakou smlouvu zvolit: Smlouva o dílo vs. Smlouva o poskytování služeb

Většina spoluprací na volné noze se opírá o dva základní smluvní typy dle občanského zákoníku:

Smluvní typ	Charakteristika a použití	Proč je důležitá pro freelancera
Smlouva o dílo	Vhodná pro spolupráce, kde je cílem konkrétní výsledek (dílo). Např. vytvoření webu, grafického designu, sepsání konkrétního textu.	Jasná definice hotového díla, okamžiku předání a akceptace. Řeší se i vady díla a autorská práva.
Smlouva o poskytování služeb(nepojmenovaná)	Vhodná pro dlouhodobou spolupráci nebo procesní činnostibez přesně definovaného konce. Např. správa sociálních sítí, marketingové poradenství, pravidelná údržba systémů.	Definuje rozsah a četnost služeb, odměnu a způsoby ukončení dlouhodobého vztahu (výpovědní doba).

Právní tip: U menších a jednorázových projektů často postačí písemné potvrzení podmínek e-mailem, kde obě strany odsouhlasí rozsah práce a cenu. U větších a dlouhodobějších projektů vždy trvejte na podrobné smlouvě.

2. Klíčové náležitosti, které musí být ve smlouvě

Ať už uzavíráte jakýkoliv typ smlouvy, musí obsahovat prvky, které vás ochrání.

Přesné vymezení předmětu a rozsahu práce: Nejčastější příčinou sporů. Musíte jasně definovat, co přesně je dílem (např. „grafický manuál s 5 variantami loga a 3 revizemi“) a co už není.
Odměna a platební podmínky: Uvést konečnou cenu (včetně/bez DPH), splatnost faktury a případně možnost požadovat zálohu. U hodinové odměny specifikovat způsob evidence času (timesheet).
Termíny a fáze plnění: Nastavit reálné termíny pro jednotlivé milníky. Důležité je i řešení situace, kdy klient nespolupracuje a zdržuje projekt (např. poplatek za blokovanou kapacitu).
Autorská práva (licence): Pokud vytváříte dílo chráněné autorským právem (text, kód, fotografie, design), musíte ve smlouvě uvést, jak klient může dílo použít.
- Sjednejte výhradní (pouze klient) nebo nevýhradní (můžete použít i jinde) licenci.
- Uveďte, zda klient smí dílo upravovat (zásah do díla).
- Bez úpravy autorských práv ve smlouvě by se mohlo stát, že klient nemůže s vámi vytvořeným dílem volně nakládat!
Odpovědnost za vady a škody: Vždy definujte, za co odpovídáte a do jaké míry. Uveďte limit pro náhradu škody, který by neměl přesáhnout sjednanou odměnu.
Ukončení spolupráce: U dlouhodobých smluv (o službách) uveďte výpovědní dobu a podmínky pro okamžité odstoupení (např. při nezaplacení faktury nebo porušení mlčenlivosti).

3. Zásadní doplňkové dohody

NDA (Dohoda o mlčenlivosti): Chrání vaše know-how a know-how klienta. Uzavírá se často již před zahájením spolupráce, před odhalením citlivých informací. Musí definovat, jaké informace jsou důvěrné a jak dlouho mlčenlivost trvá.
Zákaz konkurence: Klient může požadovat, abyste nepracovali pro jeho přímou konkurenci. Musí být časově, územně a věcně omezený a v případě post-kontrakčního zákazu (po skončení smlouvy) vám za něj obvykle náleží finanční kompenzace.

POZOR na Švarcsystém: Váš smluvní vztah nesmí nést znaky závislé práce (pokyny nadřízeného, pevná pracovní doba, práce na pracovišti klienta, pracovní pomůcky od klienta). Smlouva i faktická spolupráce musí odrážet samostatné podnikání!

II. GDPR pro freelancera: Ochrana osobních údajů

GDPR není strašák, ale soubor pravidel pro transparentní a bezpečné nakládání s osobními údaji. Týká se každého, kdo zpracovává údaje svých klientů, dodavatelů, nebo třetích stran.

1. Správce vs. Zpracovatel: Kdo jste a co z toho plyne?

Jako freelancer můžete mít dvě role, z nichž každá nese jiné povinnosti:

Role	Popis	Klíčové povinnosti
Správce osobních údajů	Vy sami určujete účel a prostředky zpracování. Např. vedete si databázi vlastních klientů pro fakturaci a marketing.	Informační povinnost (Zásady zpracování), vedení Záznamů o činnostech, zabezpečení dat.
Zpracovatel osobních údajů	Zpracováváte údaje pro klienta a dle jeho pokynů. Např. jako markeťák spravujete klientovu databázi e-mailů, nebo jako účetní zpracováváte data jeho zaměstnanců.	Uzavřít s klientem Zpracovatelskou smlouvu a striktně dodržovat jeho pokyny a zabezpečení.

2. Zásadní dokumenty a povinnosti

A) Zásady zpracování osobních údajů (Informační povinnost)

Jako správce (viz výše) musíte informovat subjekty údajů (vaše klienty, odběratele) o tom, jak a proč jejich údaje zpracováváte. Typicky se jedná o dokument na webu nebo součást obchodních podmínek. Musí obsahovat:

Vaši totožnost (IČO, kontakt).
Účel zpracování (např. plnění smlouvy, plnění zákonné povinnosti, oprávněný zájem, souhlas).
Kategorie zpracovávaných údajů (jméno, e-mail, adresa pro fakturaci).
Doba uložení (jak dlouho data uchováváte).
Práva subjektu (právo na přístup, opravu, výmaz, námitku atd.).

B) Záznamy o činnostech zpracování

Jedná se o interní dokument, který prokazuje vaši shodu s GDPR. Zapisujete do něj všechny procesy, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů (např. fakturace, e-mailing, správa sociálních sítí) a právní důvod pro každé zpracování.

C) Zpracovatelská smlouva (klíč pro roli Zpracovatele)

Pokud pro klienta spravujete data třetích stran (zákazníků klienta, zaměstnanců klienta), musíte s ním uzavřít samostatnou Zpracovatelskou smlouvu (čl. 28 GDPR). Klient (správce) vám dává pokyny a definuje rozsah. Smlouva musí obsahovat:

Předmět a dobu zpracování.
Povahu a účel zpracování.
Způsob, jak zajistíte bezpečnost dat (technická a organizační opatření).

3. Jak data reálně zabezpečit

Největší riziko je v praxi. Musíte přijmout technická a organizační opatření, která odpovídají povaze vaší práce.

Hesla a šifrování: Používejte silná hesla, chraňte přístup k počítači a mobilu, používejte šifrování citlivých dat.
Cloudové služby: Vybírejte poskytovatele (Google Workspace, Dropbox, CRM systémy), kteří mají sídlo v EUnebo poskytují dostatečné garance ochrany dat (SCC – Standardní smluvní doložky).
Fyzické zabezpečení: Uzamykejte šanon s fakturami a smlouvami. Pokud pracujete z domova, zajistěte, aby k datům neměl přístup nikdo z rodiny.
Likvidace dat: Data, která již nepotřebujete (po uplynutí doby uložení), musíte bezpečně smazat nebo skartovat.

Klidný spánek díky prevenci

Jako začínající freelancer si nemusíte najímat právníka na každou maličkost, ale musíte si osvojit základní principy právní prevence:

Vždy specifikujte výsledek a cenu: Nikdy nezačínejte pracovat na projektu, aniž byste měli písemně odsouhlasený rozsah práce, termíny a konečnou odměnu.
Smlouvu berte jako manuál, ne jako nutné zlo: Věnujte čas revizi klíčových pasáží (autorská práva, platební podmínky, ukončení).
Mějte jasno v GDPR rolích: Víte, kdy jednáte jako správce, a kdy jako zpracovatel? Pro obě situace musíte mít připravenou náležitou dokumentaci (Zásady, Záznamy, Zpracovatelská smlouva).

Dobře nastavené právní minimum vám ušetří desítky hodin stresu při vymáhání faktur nebo řešení právních sporů, a umožní vám plně se soustředit na to, co umíte nejlépe – na svou práci.